Déclaration de confidentialité

6.1. Comment lire cette section ?

Nous ne traitons vos données à caractère personnel qu’à des fins spécifiques mentionnées dans cette section. Vos données personnelles ne seront pas traitées d’une manière incompatible avec ces objectifs.

Nous décrivons ci-dessous la manière dont nous traitons vos données. Par activité de traitement, vous pouvez trouver des informations sur :

• Finalité : les raisons pour lesquelles nous pouvons traiter des données à caractère personnel.
• Données à caractère personnel : les catégories générales de données à caractère personnel que nous traitons.
• Base juridique : les bases juridiques du traitement.
• Période de conservation : la période pendant laquelle nous conservons vos données. Après cette période, vos données seront supprimées ou anonymisées.

Nous utilisons les bases juridiques suivantes pour traiter vos données personnelles :

• Votre consentement
• un accord contractuel entre vous et Approach, ou entre votre employeur et Approach
• Intérêt légitime de l’approche
• Obligations légales de l’approche

Approach peut vous contacter, par exemple pour vous informer sur ses produits ou services, pour la facturation et à des fins administratives. Nous pouvons vous contacter par différents moyens :

• Par courrier électronique
• Par téléphone
• Par courrier

6.2. Comment traitons-nous vos données personnelles ?

Dans ce titre, nous énumérons tous les types d’activités dans le cadre desquelles nous traitons vos données à caractère personnel : via notre site web, dans le cadre d’activités de marketing, dans le cadre du processus de candidature, lorsque vous êtes client, lorsque vous visitez nos locaux et dans le cadre de tout autre type d’activité.

6.2.1. Via notre site web

Objectifs :

Lorsque vous visitez notre site web, nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Comprendre comment les utilisateurs utilisent notre site web, identifier les utilisateurs, les domaines d’amélioration et personnaliser le contenu.
• Nous le faisons pour améliorer l’expérience des utilisateurs du site web et l’expérience des clients (potentiels) qui utilisent nos produits.
• Nous traitons également les données de cette section pour vous faire de la publicité sur nos produits et attirer des clients potentiels.

6.2.1.1. Sécurité de notre site web

Objectif: Afin d’éviter le spam et l’utilisation abusive de notre site web, nous vérifions que vous êtes bien un utilisateur et non un robot qui utilise notre site web. Nous renforçons la sécurité du site web afin de le protéger contre les attaques automatisées et les accès non autorisés.

Nous utilisons diverses techniques et technologies, telles que Google reCAPTCHA, des cookies et d’autres technologies de suivi. Ces dernières sont décrites au point 6.2.1.2.

Données personnelles traitées : En utilisant un site web statique, nous traitons un nombre limité de données à caractère personnel. Nous traitons votre adresse IP, les interactions des utilisateurs avec le widget reCAPTCHA, les cookies et d’autres technologies de suivi.

Base juridique : intérêt légitime d’Approach à assurer la sécurité du site web, en veillant à ce que cela soit nécessaire et proportionné pour sécuriser notre site web tout en respectant vos droits en matière de vie privée.

Période de conservation: les journaux du site web sont conservés pendant 7 jours.

6.2.1.2. Cookies et technologies de suivi

Données personnelles : les données traitées dépendent de vos préférences concernant l’utilisation de cookies et de technologies de suivi. Vous pouvez définir vos préférences ici. Pour plus d’informations sur les données que nous traitons, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.

Base juridique : Elle peut varier en fonction du type de cookie utilisé. Veuillez consulter notre Centre de préférences pour la politique en matière de cookies.

Durée de conservation : Les périodes de conservation varient en fonction du type de cookie utilisé. Veuillez consulter notre Centre de préférences pour la politique en matière de cookies.

Qu’est-ce qu’un biscuit ?

Les « cookies » sont de petits fichiers de données qui sont généralement stockés sur votre appareil lorsque vous naviguez et utilisez des sites web et des services en ligne et qui comprennent souvent un identifiant unique anonyme. Ils sont largement utilisés pour faire fonctionner les sites web, ou pour les faire fonctionner plus efficacement, ainsi que pour fournir des informations de rapport et aider au service ou à la personnalisation.

Les « fichiers journaux » suivent les actions effectuées sur le site web et collectent des données telles que votre adresse IP, votre type de navigateur, votre fournisseur d’accès à Internet, les pages de renvoi et de sortie, ainsi que les horodatages.

Comment gérons-nous ces cookies ?

Nous utilisons CookieYes pour gérer les cookies. Vous trouverez de plus amples informations dans notre politique en matière de cookies.

6.2.1.3. Annonces

Données personnelles : Google Analytics 4 recueille diverses informations sur les visiteurs du site Web, telles que les adresses IP, les types d’appareils et les types de navigateurs, afin de fournir des analyses et des informations sur le comportement des utilisateurs.

Objectif : Nous utilisons ces informations pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre site web, pour identifier les domaines à améliorer et pour personnaliser notre contenu et notre publicité.

Base juridique : Nous traitons les données à caractère personnel par le biais d’annonces sur la base de l’intérêt légitime, en veillant à ce que cela soit nécessaire et proportionné pour fournir un contenu pertinent tout en respectant vos droits en matière de vie privée.

Période de conservation :

• Données de l’utilisateur : 14 mois.
• Données sur les événements : 2 mois.
• Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.

Comment gérons-nous la publicité ?

Nous utilisons Google Analytics 4 sur notre site web. Il s’agit d’un service d’analyse du web fourni par Google qui permet de suivre et de rapporter le trafic sur le site web.

Pour plus d’informations sur Google Analytics 4, vous pouvez consulter la page d’assistance de Google Analytics. Vous pouvez désactiver Google Analytics en modifiant les paramètres des cookies ou en utilisant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

6.2.2. Communication marketing, leads et événements

Objectifs : Nous traitons vos coordonnées pour vous envoyer des courriels de marketing et créer du contenu que vous pouvez télécharger sur notre site web. Nous les utilisons également pour planifier, organiser et exécuter des activités de marketing telles que des événements, des promotions, des inscriptions et des suivis post-événement.

6.2.2.1. Communication marketing

Données personnelles : Adresses électroniques, noms, fonctions.

Base juridique: Nous demandons votre consentement explicite pour recevoir des communications marketing. Si vous êtes un client existant, nous pouvons utiliser l’intérêt légitime pour vous offrir des services similaires conformément à la législation sur la protection des données.

Période de conservation : Nous conservons ces données aussi longtemps que nous avons votre consentement actif et au maximum pendant 2 ans. Nous vous demandons de renouveler votre consentement tous les 2 ans.

Comment gérons-nous la communication marketing ?

Nous utilisons Plezi pour vous envoyer des courriels de marketing et pour créer du contenu que vous pouvez télécharger sur notre site web. Les données personnelles que nous traitons sont stockées dans notre système de gestion des relations avec la clientèle.

6.2.2.2. Evénements

Données personnelles traitées : Si vous vous inscrivez ou participez à un événement sponsorisé par Approach, l’organisateur de l’événement peut partager vos coordonnées avec Approach. Nous traitons vos coordonnées, telles que le prénom, le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone professionnel, l’intitulé du poste, le nom de l’entreprise, ainsi que d’autres informations fournies volontairement lors de l’inscription à un événement ou lors d’une communication.

Base juridique : Nous traitons les données à caractère personnel pour les événements parrainés par Approach sur la base de l’intérêt légitime, afin de gérer la participation à l’événement, de fournir des informations pertinentes et d’améliorer l’expérience des participants, tout en respectant votre droit à la vie privée.

Période de conservation : Les données relatives à l’inscription à un événement seront conservées pendant 2 mois, à compter du moment où vous vous inscrivez.

6.2.2.3. Génération de leads

Comment gérer les données relatives aux prospects ?

Nous recueillons des pistes lorsque :

– Vous contactez l’un de nos partenaires et exprimez votre intérêt pour nos services. Le partenaire peut alors communiquer vos coordonnées à Approach.

– Lorsque vous interagissez avec notre site web, en utilisant notre formulaire de contact.

– Après un événement sponsorisé par Approach, nous traitons vos coordonnées.

– Si des personnes téléchargent des livres blancs ou remplissent des formulaires de contact sur notre site web.

Nous utilisons Plezi sur notre site web et notre outil de gestion de la relation client pour collecter et gérer les prospects. Les prospects inactifs sont automatiquement supprimés au bout de 18 mois, à moins que vous ne consentiez à conserver vos données plus longtemps.

Données personnelles : informations de contact, telles que le prénom, le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, le nom de l’entreprise.

Base juridique : Nous traitons vos données personnelles pour générer des prospects, sur la base d’un intérêt légitime à établir et gérer des relations commerciales tout en respectant votre vie privée.

Période de conservation : Nous conservons vos coordonnées jusqu’à 18 mois, à compter de la dernière interaction avec notre équipe de vente et de marketing, ou de la dernière manifestation d’intérêt pour notre marque ou nos services.

6.2.3. Demande d’emploi

Objectif : Nous utilisons les données de votre candidature pour gérer les CV, les notes d’entretien, les vérifications de références et la communication précontractuelle. Nous pouvons également inclure votre CV dans notre réserve de talents afin de vous contacter si des postes susceptibles de vous intéresser se libèrent.

Données personnelles :

• Données d’identification : Nom, état civil, lieu et date de naissance, âge et sexe, adresse, adresse électronique, nationalité…
• Informations sur les études et la formation : éducation, formation, diplômes, certificats, aptitudes et compétences.
• Informations professionnelles : poste actuel et responsabilités, postes professionnels antérieurs et expérience, date de départ, raison du départ, conditions de travail et compétences et aptitudes professionnelles ; données relatives à la mobilité (moyens de transport, volonté de déménager, permis de conduire).
• Tests de connaissances et de compétences : ces données ne sont collectées que si, après une première analyse, votre CV est considéré comme adapté à un poste.
• Données relatives au casier judiciaire : Lorsque la loi autorise le traitement de votre casier judiciaire, nous pouvons traiter un extrait de votre casier judiciaire.
• Informations sur les attentes en matière de revenus et de rémunérations et autres données résultant d’entretiens individuels.

Base juridique :

• Consentement : Nous vous demanderons toujours votre consentement explicite pour contacter vos employeurs précédents et actuels et/ou les contacts que vous avez indiqués.
• Exécution d’un (futur) contrat : nous traitons vos données sur la base de mesures précontractuelles nécessaires à l’exécution d’un contrat de travail ou de stage.
• Intérêt légitime : nous traitons les données lorsque cela est nécessaire pour les intérêts légitimes d’Approach. Nous le faisons dans le but d’évaluer correctement votre candidature. C’est le cas, par exemple, lorsque nous :
  • Communiquer vos données personnelles à des centres qui effectuent des évaluations de la personnalité. Ces évaluations portent sur les traits de caractère, le comportement et les attitudes au moyen de différentes techniques (questionnaires d’auto-évaluation et évaluations (basées sur des entretiens)). Ces données sont traitées uniquement pour évaluer si vous êtes capable d’occuper l’emploi pour lequel vous avez postulé. Aucune prise de décision automatisée n’est utilisée au cours de ce processus.
  • Inclure votre CV dans notre réserve de recrutement. Lorsque vous postulez à un emploi et que vous n’êtes pas retenu, nous pouvons conserver vos données dans notre réserve de recrutement. Nous pouvons ainsi vous contacter lorsqu’un poste susceptible de vous intéresser se libère. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
• Gérer le processus de recrutement : nous utilisons vos coordonnées pour organiser des réunions et des entretiens avec vous.
• Vérification du casier judiciaire :
  • Lorsque nous avons une obligation légale de le faire, nous pouvons traiter un extrait de votre casier judiciaire. Cela peut être le cas lorsque vous avez besoin d’une habilitation de sécurité pour travailler pour un client d’Approach.
  • Lorsque les clients d’Approach demandent une vérification du casier judiciaire par contrat – donc sans que la loi ne l’exige -, Approach ne traite pas les casiers judiciaires, mais procède à un contrôle visuel. L’objectif de ce contrôle est de vérifier si vous avez un casier judiciaire vierge. Votre casier judiciaire ne sera pas conservé ni traité d’une autre manière.

Période de conservation :

Si vous postulez à un emploi et que vous n’êtes pas retenu, nous pouvons conserver vos données personnelles pendant deux ans dans notre réserve de recrutement. Cette période commence à partir du moment où vous postulez et où nous incluons vos données dans notre outil de gestion de la relation client (CRM). Nous ne pouvons conserver vos données après cette période de deux ans que si vous nous donnez votre consentement explicite à cet effet. Si nous n’obtenons pas votre consentement explicite après cette période, vos données personnelles seront effacées.

Nous conservons vos données dans une réserve de talents afin de constituer une base de données vivante de CV. De cette manière, nous pouvons vous contacter en cas d’opportunités d’emploi futures. Comme nous sommes une entreprise en pleine croissance dans un domaine de la vie privée et de la sécurité qui évolue rapidement, nous sommes constamment à la recherche de nouveaux profils. Nous avons fixé cette période de conservation conformément aux recommandations des autorités chargées de la protection des données.

Si vous obtenez un emploi chez Approach (félicitations !), vous serez informé de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de la gestion des ressources humaines et des salaires avant de signer votre contrat de travail ou de stage.

6.2.4. Clients

Objectifs: Nous traitons les données relatives aux clients afin d’assurer une prestation efficace de nos services, de maintenir un niveau élevé de satisfaction de la clientèle et de nous conformer aux obligations légales. Des objectifs spécifiques sont définis pour chaque activité.

6.2.4.1. Traitement des paiements

Données personnelles : Nom du point de contact financier, fonction, adresse électronique, adresse, numéro de téléphone, données de paiement (par exemple, numéro de carte de crédit, compte bancaire), historique des factures.

Base juridique : Nous traitons ces données à caractère personnel sur la base de l’exécution d’un contrat, en veillant à ce que les transactions soient effectuées en toute sécurité et que les obligations soient remplies conformément aux conditions convenues.

Durée de conservation : Les informations relatives aux achats et aux factures sont conservées pendant une période de 10 ans à compter de la date de la transaction afin de se conformer aux réglementations fiscales et financières.

6.2.4.2. Soutien

Données personnelles : Nom, coordonnées (courriel, numéro de téléphone), numéro d’identification du client, historique des communications, détails du problème.

Base juridique : Intérêt légitime pour résoudre les problèmes des clients et assurer la qualité du service, tout en veillant à ce que les droits à la vie privée des clients soient respectés.

Période de conservation : Pendant la durée du dossier d’assistance. Pour l’assurance qualité, nous conservons les données jusqu’à l’expiration du contrat.

6.2.4.3. Témoignages

Données personnelles : Nom, fonction, photo (le cas échéant), témoignage écrit et informations volontairement fournies.

Base juridique : Nous traitons les données à caractère personnel pour les témoignages sur la base du consentement, en veillant à ce que les personnes aient accepté de leur plein gré de partager leurs expériences tout en conservant le droit de retirer leur consentement à tout moment.

Période de conservation : Jusqu’à ce que le client retire son consentement ou que le témoignage ne soit plus pertinent et au maximum 5 ans.

6.2.4.4. Interactions avec le client

Données personnelles : Nom, adresse électronique, numéro de téléphone, communications par courrier électronique, transcriptions de chats.

Base juridique : Nous traitons les données à caractère personnel sur la base de l’intérêt légitime afin d’améliorer nos services et de résoudre les problèmes découlant des interactions avec les clients, en garantissant une meilleure expérience utilisateur tout en respectant les droits et la vie privée des personnes.

Période de conservation : Nous conservons les données jusqu’à l’expiration du contrat avec vous.

6.2.4.5. Enquête de satisfaction auprès des clients

Données personnelles : Nom, adresse électronique, réponses à l’enquête, adresse IP.

Base juridique : Nous traitons les données à caractère personnel pour les enquêtes de satisfaction des clients sur la base de l’intérêt légitime, en veillant à recueillir des informations précieuses pour améliorer nos services tout en respectant la vie privée des personnes.

Période de conservation : Les données de l’enquête sont conservées jusqu’à un an après la clôture de l’enquête, sauf si elles sont rendues anonymes à des fins statistiques.

6.2.4.6. Audit

Nous sommes certifiés ISO27001/27701. Cela implique des audits fréquents pour s’assurer que nous respectons toujours les normes de certification.

Données personnelles : Nom, coordonnées, relevés de transactions, journaux de communication.

Base juridique : Intérêt légitime, pour assurer le respect des obligations légales et des obligations de certification, tout en garantissant la protection de la vie privée des personnes.

Période de conservation : Conservez-les pendant la période nécessaire à la réalisation de l’audit, sauf si la loi vous oblige à les conserver plus longtemps.

6.2.5. Gestion de l’accès au bureau pour les visiteurs

Objectif Mettre en place un contrôle des entrées et s’assurer que les visiteurs n’ont accès qu’aux zones autorisées. Étant certifiés ISO 27001 et 27701, nous devons nous assurer que nous respectons nos obligations en matière de certification. Les visiteurs munis d’un badge seront enregistrés à l’aide d’un code QR.

Données personnelles : Informations d’identification, informations de contact.

Base juridique : Nous traitons les données à caractère personnel pour la gestion de l’accès des visiteurs aux bureaux sur la base de l’intérêt légitime, en assurant la sécurité, la sûreté et l’efficacité opérationnelle tout en respectant les droits et la vie privée des personnes.

Période de conservation :

• La gestion de l’accès des visiteurs avec un badge (enregistrement par code QR) est de 3 mois.
• Gestion de l’accès des visiteurs sans badge (il suffit de sonner) pour la durée de la visite

6.2.6. Autres utilisations des données

Nous pouvons traiter les données à caractère personnel identifiées dans le présent avis lorsque cela est nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice, que ce soit dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une procédure administrative ou extrajudiciaire.

La base juridique est notre intérêt légitime, à savoir la protection et l’affirmation de nos droits légaux, de vos droits légaux et des droits légaux d’autrui. Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel identifiées dans le présent avis lorsque cela est nécessaire pour obtenir ou maintenir une couverture d’assurance, gérer les risques ou obtenir des conseils professionnels.

Outre les finalités spécifiques pour lesquelles nous pouvons traiter vos données à caractère personnel énoncées dans la présente section, nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel lorsque ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, ou afin de protéger vos intérêts vitaux ou les intérêts vitaux d’une autre personne physique.

Ne nous fournissez pas les données personnelles d’autres personnes, sauf si nous vous demandons de le faire.