Introduction
APPROACH utilise la signature électronique pour signer des documents officiels (tels que des contrats), permettant ainsi plus d’efficacité, de sécurité, de confiance, de spontanéité et de flexibilité. Pour ce faire, Approach a décidé de travailler avec la Connecteur Il s’agit d’une plateforme web sécurisée qui guide l’utilisateur final tout au long du processus de signature. La plateforme vous permet de choisir la méthode de signature qui répond à vos besoins et offre une expérience utilisateur inégalée grâce à ses assistants explicites.
1. Considérations générales
Une signature électronique est la contrepartie numérique de la signature manuscrite dans le monde hors ligne. En d’autres termes, il s’agit d’un ensemble de données sous forme électronique qui est joint ou associé logiquement à un autre ensemble de données sous forme électronique (par exemple, un document à approuver) et qui est utilisé par un utilisateur pour signer ce deuxième ensemble de données.
Les principaux avantages de la signature électronique sont l’efficacité, l’expérience utilisateur, la conformité juridique et la sécurité.
- Efficacité: La signature électronique est un accélérateur pour votre entreprise. Travailler de manière numérique signifie éliminer une grande partie de la paperasserie qui prend du temps dans votre bureau et vis-à-vis de vos clients.
- Expérience de l’utilisateur: La signature électronique améliore la qualité des interactions avec vos clients. Elle améliore également leur satisfaction pour deux raisons : La signature électronique permet de signer des documents n’importe où, et les utilisateurs peuvent signer en utilisant tous les types d’appareils et sans avoir à manipuler des piles de papier.
- Conformité juridique: En Europe, grâce au règlement eIDAS, tous les types de signatures électroniques sont acceptés par les tribunaux.
- Sécurité: Le règlement eiDAS définit clairement la sécurité que vous pouvez attendre d’une signature électronique en termes d’intégrité du document et d’authenticité du signataire, en fonction du type de signature que vous appliquez. Voir la question 1.4 pour plus de détails.
Comme le définit le règlement eIDAS, toutes les formes de signatures électroniques sont légales et sont acceptées par les tribunaux.
Toutefois, en cas de litige, le traitement de ces signatures diffère en fonction de leur type, comme décrit ci-dessous.
Il existe trois types de signature électronique : la signature électronique de base (BES), la signature électronique avancée (AdES) et la signature électronique qualifiée (QES).
- Avec les signatures électroniques de base, l’authenticité du signataire et l’intégrité du document NE SONT PAS garanties. Ces signatures sont acceptées par les tribunaux. Toutefois, en cas de litige, la partie qui demande la validité de la signature devra fournir des preuves pour convaincre le juge de la validité de la signature.
- Avec les signatures électroniques avancées, l’authenticité du signataire et l’intégrité du document SONT garanties. Ces signatures sont acceptées par les tribunaux. Et encore, en cas de litige, la partie qui demande la validité de la signature devra fournir des preuves pour convaincre le juge de la validité de la signature.
- Avec les signatures électroniques qualifiées, l’authenticité du signataire et l’intégrité du document SONT garanties. Ces signatures sont acceptées par les tribunaux. Mais ici, en cas de litige, la partie qui demande la validité de la signature NE DOIT PAS fournir de preuves pour convaincre le juge de la validité de la signature. En signant un document avec votre carte eID belge, vous apposez une signature électronique qualifiée sur le document que vous approuvez.
Cela peut se produire si quelqu’un a déjà ouvert ce lien ou si votre solution de protection du courrier électronique vérifie le lien.
Dans ce cas, vous devrez demander une nouvelle URL pour accéder aux documents. Si le problème est lié à votre solution de protection du courrier électronique, veuillez contacter votre administrateur informatique pour qu’il vous aide à résoudre ce problème.
En cas de doute, n’hésitez pas à nous contacter.
2. Plate-forme de signature électronique
APPROACH utilise la plateforme Connective qui est une solution basée sur le cloud.
Le fonctionnement de la plateforme est simple et intuitif :
- Un initiateur télécharge un document PDF sur la plateforme et définit les personnes qui doivent signer le document.
- Chaque signataire reçoit un e-mail l’informant que sa signature est requise.
- Une fois le document signé par tous les signataires, chaque partie prenante peut télécharger le document signé.
- Ensuite, le document est archivé pour une période de 10 ans.
Pour signer un document électroniquement à l’aide de la méthode eID, veuillez suivre la procédure ci-dessous :
- Cliquez sur le lien reçu par e-mail pour consulter le document.
- Lisez le document dans son intégralité. Cliquez sur « Rejeter » si vous n’approuvez pas le contenu du document ; sinon, suivez les étapes ci-dessous.
- Cochez la case « Je déclare avoir lu et accepté les documents suivants » et cliquez sur « Commencer à signer ».
- Sélectionnez eID.
- Munissez-vous de votre lecteur de cartes et de votre carte d’identité belge et suivez les étapes ci-dessous :
- Installez le Connective Browser Package, si vous y êtes invité.
- Branchez votre lecteur de cartes et insérez votre carte d’identité.
- Saisissez le code PIN de votre carte d’identité électronique.
- Vous avez signé le document avec succès.
Si vous ne pouvez pas signer le document avec la méthode eID parce qu’il vous manque un des éléments nécessaires pour signer avec une signature eID (lecteur de carte, carte eID belge, code PIN, etc.), vous pouvez signer avec la méthode alternative de signature Email-OTP.
Pour signer électroniquement un document avec la méthode Email-OTP, veuillez suivre les étapes suivantes :
- Cliquez sur le lien reçu par courriel pour consulter le document.
- Lisez le document dans son intégralité. Cliquez sur « Rejeter » si vous n’approuvez pas le contenu du document ; sinon, suivez les étapes ci-dessous.
- Cochez la case « Je déclare avoir lu et accepté les documents suivants » et cliquez sur « Commencer à signer ».
- Cliquez sur Email-OTP.
- Insérez les 6 derniers chiffres de votre boîte aux lettres.
- Récupérez le code de confirmation reçu sur votre téléphone portable.
- Insérez le code.
- Vous avez signé le document avec succès.
Dans ce cas, vous pouvez nous envoyer un e-mail via esignature@approach.be et Approach vous proposera une méthode plus traditionnelle de signature du document sur papier.
Avant de signer un document officiel au nom de votre organisation, vous devez vérifier que vous disposez des mandats et des pouvoirs de signature nécessaires. Si ce n’est pas le cas, veuillez informer la partie émettrice que le signataire doit être changé.
Les documents signés sur la plateforme Connective sont archivés pour une période de 10 ans.
Toutefois, si vous souhaitez archiver un document signé électroniquement, veuillez noter ce qui suit. Un document signé peut être archivé sur tout type de support électronique (mémoire électronique, disque dur, USB, etc.). Le document peut également être imprimé, bien que la validité de la signature ne puisse être prouvée que sous forme électronique. Il est donc nécessaire d’archiver un document électronique contenant une signature électronique sur un dispositif d’archivage électronique.
Si vous avez des questions concernant le processus ou la plateforme, veuillez nous contacter en envoyant un courriel à info@approach-cyber.com.
Êtes-vous intéressé par l’adoption de cette méthode de signature rapide, innovante et sécurisée ? Si c’est le cas, nous sommes à votre disposition pour vous aider à l’intégrer dans vos processus et vos outils existants. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.
