Inleiding
APPROACH maakt gebruik van e-handtekeningen voor het ondertekenen van officiële documenten (zoals contracten), wat zorgt voor meer efficiëntie, veiligheid, vertrouwen, spontaniteit en flexibiliteit. Hiervoor heeft Approach besloten om samen te werken met de Bindmiddel oplossing, een veilig webgebaseerd platform dat de eindgebruiker door het hele ondertekeningsproces begeleidt. Met het platform kunt u de ondertekeningsmethode kiezen die het beste bij uw behoeften past en het biedt een ongeëvenaarde gebruikerservaring met zelfverklarende wizards.
1. Algemene overwegingen
Een elektronische handtekening is de digitale tegenhanger van de handgeschreven handtekening in de offline wereld. Met andere woorden, het is een set gegevens in elektronische vorm die gekoppeld is aan of logisch geassocieerd is met een andere set gegevens in elektronische vorm (bv. een goed te keuren document) en die door een gebruiker wordt gebruikt om deze tweede set gegevens te ondertekenen.
De belangrijkste voordelen van een elektronische handtekening zijn efficiëntie, gebruikerservaring, naleving van de wet en beveiliging.
- Efficiëntie: E-handtekening is een versneller voor uw bedrijf. Digitaal werken betekent het elimineren van een grote hoeveelheid tijdrovend papierwerk in uw kantoor en in relatie tot uw klanten.
- Gebruikerservaring: E-handtekeningen verbeteren de kwaliteit van de interacties met uw klanten. Het verbetert ook hun tevredenheid om twee redenen: E-handtekeningen bieden het gemak dat documenten overal kunnen worden ondertekend en dat gebruikers kunnen ondertekenen met alle soorten apparaten en zonder stapels papier.
- Wettelijke naleving: In Europa worden dankzij de eIDAS-verordening alle soorten elektronische handtekeningen geaccepteerd in rechtszaken.
- Veiligheid: De eiDAS-verordening definieert duidelijk de veiligheid die u van een elektronische handtekening kunt verwachten op het gebied van documentintegriteit en authenticiteit van de ondertekenaar, afhankelijk van het type handtekening dat u toepast. Zie vraag 1.4 voor meer informatie.
Zoals gedefinieerd in de eIDAS-verordening zijn alle vormen van elektronische handtekeningen rechtsgeldig en worden ze geaccepteerd in rechtszaken.
In geval van een geschil verschilt de behandeling van deze handtekeningen echter afhankelijk van het type, zoals hieronder beschreven.
Er bestaan drie soorten E-handtekeningen: de Basis Elektronische Handtekening (BES), de Geavanceerde Elektronische Handtekening (AdES) en de Gekwalificeerde Elektronische Handtekening (QES).
- Met Basis Elektronische Handtekeningen ZIJN de authenticiteit van de ondertekenaar en de integriteit van het document NIET gegarandeerd. Deze handtekeningen worden geaccepteerd in de rechtszaal. In het geval van een geschil zal de partij die de geldigheid van de handtekening wil bewijzen, bewijs moeten leveren om de rechter ervan te overtuigen dat de handtekening geldig is.
- Met geavanceerde elektronische handtekeningen ZIJN de authenticiteit van de ondertekenaar en de integriteit van het document gegarandeerd. Deze handtekeningen worden geaccepteerd in de rechtszaal. En nogmaals, in het geval van een geschil zal de partij die de geldigheid van de handtekening wil bewijzen, bewijs moeten leveren om de rechter te overtuigen dat de handtekening geldig is.
- Met gekwalificeerde elektronische handtekeningen ZIJN de authenticiteit van de ondertekenaar en de integriteit van het document gegarandeerd. Deze handtekeningen worden geaccepteerd in de rechtszaal. Maar hier zal de partij die de geldigheid van de handtekening wil bewijzen, in geval van een geschil GEEN bewijs moeten voorleggen om de rechter ervan te overtuigen dat de handtekening geldig is. Wanneer je een document ondertekent met je Belgische eID-kaart, plaats je een Gekwalificeerde Elektronische Handtekening op het document dat je goedkeurt.
Dit kan gebeuren als iemand deze koppeling al heeft geopend of als uw oplossing voor e-mailbeveiliging de koppeling controleert.
In deze gevallen moet u een nieuwe URL aanvragen om toegang te krijgen tot de documenten. Als het te maken heeft met uw oplossing voor e-mailbeveiliging, neem dan contact op met uw IT-beheerder om dit probleem op te lossen.
Mocht er iets onduidelijk zijn, neem dan gerust contact met ons op.
2. Platform voor elektronische handtekeningen
APPROACH maakt gebruik van het Connective platform, een cloud-gebaseerde oplossing.
De manier waarop het platform werkt is eenvoudig en intuïtief:
- Een initiatiefnemer uploadt een PDF-document op het platform en definieert de personen die het document moeten ondertekenen.
- Elke ondertekenaar ontvangt een e-mail met de melding dat zijn handtekening vereist is.
- Zodra het document door alle ondertekenaars is ondertekend, kan elke belanghebbende het ondertekende document downloaden.
- Daarna wordt het document gearchiveerd voor een periode van 10 jaar.
Volg de onderstaande procedure om een document elektronisch te ondertekenen met de eID-methode:
- Klik op de link die je per e-mail hebt ontvangen om het document te bekijken.
- Lees het hele document. Klik op “Weigeren” als je de inhoud van het document niet goedkeurt; volg anders de onderstaande stappen.
- Vink het vakje “Ik verklaar dat ik de volgende documenten heb gelezen en ermee akkoord ga” aan en klik op “Begin met ondertekenen”.
- Selecteer eID.
- Neem je kaartlezer en je Belgische identiteitskaart en volg de onderstaande stappen:
- Installeer het Connective Browser Package als daarom wordt gevraagd.
- Sluit je kaartlezer aan en steek je identiteitskaart erin.
- Voer de PIN-code van uw eID-kaart in.
- Je hebt het document met succes ondertekend.
Als u het document niet kunt ondertekenen met de eID-methode omdat u een van de elementen mist die nodig zijn voor ondertekening met een eID-handtekening (kaartlezer, Belgische eID-kaart, PIN-code, enz.), kunt u ondertekenen met de alternatieve methode E-mail-OTP.
Volg de onderstaande stappen om een document elektronisch te ondertekenen met de E-mail-OTP-methode:
- Klik op de link die je per e-mail hebt ontvangen om het document te bekijken.
- Lees het hele document. Klik op “Weigeren” als je het niet eens bent met de inhoud van het document; volg anders de onderstaande stappen.
- Vink het vakje “Ik verklaar dat ik de volgende documenten heb gelezen en ermee akkoord ga” aan en klik op “Begin met ondertekenen”.
- Klik op E-mail-OTP.
- Voer de laatste 6 cijfers van uw mailbox in.
- Vraag de bevestigingscode op die je op je mobiele telefoon hebt ontvangen.
- Voer de code in.
- Je hebt het document met succes ondertekend.
In dit geval kunt u ons een e-mail sturen via esignature@approach.be en zal Approach u een meer traditionele, papieren manier aanbieden om het document te ondertekenen.
Voordat u een officieel document voor uw organisatie ondertekent, moet u controleren of u over de benodigde mandaten en ondertekeningsbevoegdheid beschikt. Als dit niet het geval is, meld dan bij de uitgevende partij dat de ondertekenaar moet worden gewijzigd.
Documenten die op het Connective-platform zijn ondertekend, worden gedurende 10 jaar gearchiveerd.
Als u echter een elektronisch ondertekend document wilt archiveren, moet u rekening houden met het volgende. Een ondertekend document kan op elk type elektronisch medium worden gearchiveerd (elektronisch geheugen, harde schijf, USB, enz.). Het document kan ook worden afgedrukt, hoewel de geldigheid van de handtekening alleen in elektronische vorm kan worden bewezen. Het is daarom noodzakelijk om een elektronisch document dat een elektronische handtekening bevat te archiveren op een elektronisch archiveringsapparaat.
Als je vragen hebt over het proces of het platform, kun je contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@approach-cyber.com.
Bent u geïnteresseerd in deze snelle, innovatieve en veilige manier van ondertekenen? Dan staan wij klaar om u te helpen bij het implementeren in uw processen en bestaande tools. Aarzel dus niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie.
